Scredoo — Datenschutzerklärung / Privacy Policy

Deutsch

Scredoo erklärt amtliche deutsche Briefe — vom Finanzamt, der Ausländerbehörde, deiner Krankenkasse, der Kita deines Kindes und mehr — in einfacher Sprache und behält ihre Fristen im Blick. Weil diese Briefe sensible Angaben enthalten können, erheben wir so wenig wie möglich. Diese Erklärung beschreibt, was wir verarbeiten, warum, wer uns dabei hilft, wie lange wir es behalten und welche Rechte du hast.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlicher für deine Daten nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Manas Behera
Im Stöckig 125b
90765 Fürth, Deutschland
E-Mail: privacy@scredoo.com

Siehe auch unser Impressum.

Was wir verarbeiten und warum

• Dein Konto. Deine E-Mail-Adresse und deinen Namen, falls du dich mit Apple oder Google anmeldest. Das brauchen wir, um dir ein privates Konto zu geben. Rechtsgrundlage: Erfüllung unseres Vertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Die Briefe, die du einreichst. Die Fotos der Briefseiten, ein hochgeladenes Foto oder eingefügter Text. Sie werden an unseren Server und weiter an unseren KI-Anbieter gesendet, nur um diesen Brief zu lesen und zu erklären, und die Fotos werden von Scredoo nicht gespeichert. Briefe können sensible Angaben enthalten, etwa zu deinem Aufenthaltsstatus, Einkommen, Steuern, deiner Krankenversicherung oder deinen Kindern; wir verarbeiten sie nur, weil du uns bittest, diesen Brief zu erklären. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und deine ausdrückliche Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten, die der Brief enthält (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du durch das Einreichen des Briefes gibst und durch Löschen widerrufen kannst.
• Das Ergebnis, das wir speichern. Den Text des Briefes, seine Übersetzung, die Erklärung, den Absender, eine eventuelle Frist und einen Betrag, sowie die von dir gewählte Sprache. Das siehst du in deinem Archiv. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Ein kurzlebiger Ergebnis-Cache. Wird derselbe Brief innerhalb von 24 Stunden zweimal eingereicht, nutzen wir das frühere Ergebnis erneut, statt die KI erneut zu fragen. Cache-Einträge werden automatisch nach 24 Stunden gelöscht, und sofort, wenn du den zugehörigen Brief löschst. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einem schnellen, günstigen Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Erinnerungen. Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir das Push-Token deines Geräts, um dich vor einer Frist zu erinnern. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit in den Einstellungen deines Telefons widerrufen kannst.
• Seiten und Käufe. Wie viele Seiten du verbraucht hast und wie viele dir noch bleiben. Kaufst du ein Seitenpaket, wickelt Apple (oder Google auf Android) die Zahlung ab, und wir sehen nie deine Zahlungsdaten. Wir speichern Produkt- und Transaktions-ID, damit jeder Kauf genau einmal gutgeschrieben wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Technische Daten. Wenn die App mit unseren Servern kommuniziert, verarbeitet unser Infrastrukturanbieter technische Daten wie deine IP-Adresse und den Zeitpunkt der Anfrage, um den Dienst bereitzustellen und sicher zu halten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir nutzen deine Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und verfolgen dich nicht über die Apps oder Websites anderer Unternehmen hinweg. Die App enthält keine Werbe- oder Analyse-SDKs.

Die Erklärungen werden von einem KI-Modell verfasst. Sie sind Informationen für dich, keine Entscheidungen über dich: Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich bedeutsamer Wirkung für dich (Art. 22 DSGVO).

Was auf deinem Telefon bleibt

• Scannen. Der Kamera-Scanner läuft auf deinem Telefon. Nur die fertigen Seitenbilder, die du zur Analyse auswählst, werden an uns gesendet.
• Die Prüfung „schon gescannt?". Bevor ein neuer Brief gesendet wird, liest die App seinen Text mit der eigenen Texterkennung des Telefons und vergleicht ihn mit den Briefen, die bereits in deinem Archiv sind — auf dem Telefon. Für diese Prüfung wird nichts an uns gesendet.
• Fotos. Lädst du ein Foto hoch, erhält die App nur das ausgewählte Foto, nicht deine Fotomediathek.
• Kalender. „Zum Kalender hinzufügen" erstellt mit deiner Erlaubnis einen Termin im Kalender deines Telefons. Wir lesen deinen Kalender nie, und der Termin wird nicht an uns gesendet.
• Deine Ausweisnummern. Nummern, die du im IDs-Tab speicherst (zum Beispiel deine Steuer-ID oder Aufenthaltstitelnummer), deren Ablaufdaten und Erinnerungen werden nur auf deinem Telefon gespeichert, verschlüsselt, und in der eigenen verschlüsselten Sicherung deines Telefons. Sie werden nie an uns gesendet. Die von der App vorgeschlagenen Nummern werden vom Telefon selbst in deinen gespeicherten Briefen gefunden und nur gespeichert, wenn du dich dafür entscheidest.
• Noch nicht analysierte Seiten. Während du einen Brief scannst, bleiben seine Seiten verschlüsselt auf deinem Telefon und nicht in dessen Sicherung, damit das Schließen der App sie nicht verliert. Sie werden gelöscht, wenn der Brief analysiert wird, wenn du ihn verwirfst, wenn du dich abmeldest oder nach 14 Tagen.
• Einstellungen. Anzeigeeinstellungen wie Erscheinungsbild und Textgröße werden nur auf deinem Telefon gespeichert.

Wer es für uns verarbeitet

Wir nutzen diese Anbieter, um Scredoo zu betreiben. Sie verarbeiten Daten in unserem Auftrag im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen, und nur für die hier beschriebenen Zwecke.

• Google Firebase (Google Ireland Ltd. und Google LLC): Anmeldung, die Datenbank für dein Konto und deine Briefe, unsere Serverfunktionen, Push-Benachrichtigungen, und App Check, das Apples App Attest (oder Google Play Integrity auf Android) nutzt, um zu bestätigen, dass Anfragen von der echten Scredoo-App kommen, damit andere unseren Dienst nicht missbrauchen können. Es nutzt keine personenbezogenen Daten über eine Geräteprüfung hinaus. Deine Konto- und Briefdaten werden in der EU gespeichert. Unsere Serverfunktionen laufen in den USA.
• Google Gemini API (Google LLC): das KI-Modell, das einen Brief liest und seine Übersetzung und Erklärung schreibt. Die Bilder oder der Text des Briefes werden nur zu diesem einen Zweck gesendet. Nach Googles Bedingungen für kostenpflichtige API-Nutzung wird dieser Inhalt nicht zum Training von Googles Modellen verwendet. [Bestätigen, dass der Gemini-API-Schlüssel auf einem kostenpflichtigen Tarif läuft; falls nicht, muss dieser Satz geändert werden.]
• Apple: Sign in with Apple, Zustellung von Push-Benachrichtigungen und App-Store-Zahlungen.
• Google: Google-Anmeldung und, auf Android, Google-Play-Zahlungen.
• Netlify (Netlify, Inc.): Hosting dieser Website.

Wir teilen Daten mit Behörden nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Übermittlungen außerhalb der EU

Einige der oben genannten Anbieter verarbeiten Daten in den USA, insbesondere unsere Serverfunktionen und die Gemini API. Google, Apple und Netlify sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Wie lange wir es behalten

• Brieffotos und Uploads: werden nicht gespeichert. Sie werden verworfen, sobald der Brief gelesen wurde.
• Gespeicherte Briefe: bis du den Brief oder dein Konto löschst.
• Ergebnis-Cache: wird automatisch nach 24 Stunden gelöscht, oder früher, wenn du den Brief löschst.
• Konto, Seitenzähler, Kaufnachweise und Push-Token: bis du dein Konto löschst. Ein Push-Token wird auch beim Abmelden entfernt.
• Nach dem Löschen deines Kontos: für jedes gekaufte Seitenpaket behalten wir nur die Transaktionsnummer des Stores, das Produkt und die Seitenanzahl, nicht mehr mit dir verknüpft, damit derselbe Kauf nicht erneut eingelöst werden kann. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an Betrugsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Server- und Website-Protokolle: werden von unseren Anbietern kurzzeitig zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken aufbewahrt und dann gelöscht.

Wenn du dein Konto in der App löschst, löschen wir dein Konto und alle damit gespeicherten Daten sofort, außer den oben beschriebenen anonymen Kaufnachweisen. Hast du Sign in with Apple genutzt, widerrufen wir auch Scredoos Zugriff auf deine Apple-ID. Siehe Konto löschen.

Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht:

• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über dich haben, und eine Kopie davon zu bekommen (Art. 15 DSGVO);
• fehlerhafte Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO);
• deine Daten löschen zu lassen (Art. 17 DSGVO). Du kannst einzelne Briefe, alle Briefe oder dein gesamtes Konto selbst in der App unter Einstellungen löschen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen (Art. 18 DSGVO);
• deine Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO);
• der Verarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen zu widersprechen (Art. 21 DSGVO);
• jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Um diese Rechte zu nutzen, schreib an privacy@scredoo.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Du kannst dich auch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der, die für deinen Wohnort zuständig ist, oder bei der für uns als Einwohner Bayerns zuständigen: dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Diese Website

www.scredoo.com verwendet keine Cookies, keine Analyse und kein Tracking und lädt keine Schriftarten oder Skripte von Drittanbietern. Unser Hoster, Netlify, verarbeitet deine IP-Adresse, die angeforderte Seite, die Uhrzeit und den User-Agent deines Browsers, um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen, und bewahrt diese Server-Protokolle nur kurz auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Links zum App Store führen auf Apples Website, wo Apples Datenschutzerklärung gilt.

Kinder

Scredoo richtet sich nicht an Kinder, und wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 16 Jahren.

Sicherheit

Deine Briefe und Kontodaten können nur von deinem eigenen angemeldeten Konto gelesen werden. Das wird durch die Sicherheitsregeln unserer Datenbank durchgesetzt, nicht nur durch Prüfungen in der App. Der gesamte Datenverkehr zwischen App und unseren Servern ist bei der Übertragung verschlüsselt, und unser Anbieter verschlüsselt gespeicherte Daten.

Änderungen an dieser Erklärung

Wenn wir ändern, was oder wie wir verarbeiten, aktualisieren wir diese Seite und das Datum oben und informieren dich in der App, wenn die Änderung wesentlich ist.

Kontakt

Fragen oder eine Anfrage zu deinen Daten: privacy@scredoo.com. Siehe auch das Impressum.

English

Scredoo explains official German letters, from the Finanzamt, the Ausländerbehörde, your Krankenkasse, your child's Kita and more, in plain language and keeps track of their deadlines. Because these letters can contain sensitive details, we collect as little as we can. This policy explains what we process, why, who helps us, how long we keep it and what rights you have.

Who is responsible

The controller responsible for your data under the EU General Data Protection Regulation (GDPR) is:

Manas Behera
Im Stöckig 125b
90765 Fürth, Germany
Email: privacy@scredoo.com

See also our Impressum.

What we process and why

• Your account. Your email address, and your name if you sign in with Apple or Google. We need this to give you a private account. Legal basis: performing our contract with you (Art. 6(1)(b) GDPR).
• The letters you submit. The photos of a letter's pages, a photo you upload, or text you paste. They are sent to our server and on to our AI provider only to read and explain that letter, and the photos are not stored by Scredoo. Letters can contain sensitive details, for example about your residence status, income, taxes, health insurance or children; we process them only because you ask us to explain that letter. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR, and your explicit consent for any special categories of data the letter contains (Art. 9(2)(a) GDPR), which you give by submitting the letter and can withdraw by deleting it.
• The result we save. The letter's text, its translation, the explanation, the sender, any deadline and amount, and the language you chose. This is what you see in your vault. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
• A short-lived result cache. If the same letter is submitted twice within 24 hours, we reuse the earlier result instead of asking the AI again. Cache entries are deleted automatically after 24 hours, and straight away when you delete the letter they belong to. Legal basis: our legitimate interest in a fast, affordable service (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Reminders. If you allow notifications, we store your device's push token so we can remind you before a deadline. Legal basis: your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), which you can withdraw in your phone's settings at any time.
• Pages and purchases. How many pages you have used and have left. If you buy a page pack, Apple (or Google on Android) handles the payment and we never see your payment details. We store the product and transaction ID so each purchase is credited exactly once. Legal basis: Art. 6(1)(b) GDPR.
• Technical data. When the app talks to our servers, our infrastructure provider processes technical data such as your IP address and the time of the request, to deliver the service and keep it secure. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR.

We do not use your data for advertising, we do not sell it, and we do not track you across other companies' apps or websites. The app contains no advertising or analytics SDKs.

The explanations are written by an AI model. They are information for you, not decisions about you: we make no automated decisions that have legal or similarly significant effects on you (Art. 22 GDPR).

What stays on your phone

• Scanning. The camera scanner runs on your phone. Only the finished page images you choose to analyze are sent to us.
• The "already scanned?" check. Before a new letter is sent, the app reads its text with the phone's own text recognition and compares it with the letters already in your vault, on the phone. Nothing is sent to us for this check.
• Photos. When you upload a photo, the app only gets the photo you pick, not your photo library.
• Calendar. "Add to calendar" creates an event in your phone's calendar, with your permission. We never read your calendar, and the event is not sent to us.
• Your IDs. Numbers you save in the IDs tab (for example your tax ID or residence permit number), their expiry dates and expiry reminders are stored only on your phone, encrypted, and in your phone's own encrypted backup. They are never sent to us. The numbers the app suggests are found in your saved letters by the phone itself, and are only saved if you choose to.
• Pages you haven't analyzed yet. While you scan a letter, its pages are kept on your phone, encrypted and not in its backup, so closing the app doesn't lose them. They are deleted when the letter is analyzed, when you discard it, when you sign out, or after 14 days.
• Settings. Display settings such as appearance and text size are stored on your phone only.

Who processes it for us

We use these providers to run Scredoo. They process data on our behalf under data processing agreements, and only for the purposes described here.

• Google Firebase (Google Ireland Ltd. and Google LLC): sign-in, the database for your account and letters, our server functions, push notifications, and App Check, which uses Apple's App Attest (or Google Play Integrity on Android) to confirm that requests come from the genuine Scredoo app, so others can't misuse our service. It uses no personal data beyond a device check. Your account and letter data is stored in the EU. Our server functions run in the United States.
• Google Gemini API (Google LLC): the AI model that reads a letter and writes its translation and explanation. The letter's images or text are sent for that single purpose. Under Google's terms for paid API use, this content is not used to train Google's models. [Confirm the Gemini API key is on a paid/billed plan; if not, this sentence needs to change.]
• Apple: Sign in with Apple, delivery of push notifications, and App Store payments.
• Google: Sign in with Google and, on Android, Google Play payments.
• Netlify (Netlify, Inc.): hosting of this website.

We share data with authorities only where we are legally required to.

Transfers outside the EU

Some of the providers above process data in the United States, in particular our server functions and the Gemini API. Google, Apple and Netlify are certified under the EU–U.S. Data Privacy Framework, for which the European Commission has adopted an adequacy decision (Art. 45 GDPR). The EU Standard Contractual Clauses also apply (Art. 46(2)(c) GDPR).

How long we keep it

• Letter photos and uploads: not stored. They are discarded once the letter has been read.
• Saved letters: until you delete the letter or your account.
• Result cache: deleted automatically after 24 hours, or sooner when you delete the letter.
• Account, page count, purchase records and push tokens: until you delete your account. A push token is also removed when you sign out.
• After you delete your account: for each page pack you bought we keep only the store's transaction number, the product and the number of pages, no longer linked to you, so the same purchase can't be redeemed again. Legal basis: our legitimate interest in preventing fraud (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Server and website logs: kept by our providers for a short period for security and troubleshooting, then deleted.

When you delete your account in the app, we delete your account and all data stored with it straight away, except the anonymous purchase records described above. If you used Sign in with Apple, we also revoke Scredoo's access to your Apple ID. See Delete your account.

Your rights

Under the GDPR you have the right to:

• access the data we hold about you and get a copy of it (Art. 15);
• have incorrect data corrected (Art. 16);
• have your data deleted (Art. 17). You can delete single letters, all letters or your whole account yourself, in the app under Settings;
• have processing restricted (Art. 18);
• receive your data in a portable format (Art. 20);
• object to processing based on our legitimate interests (Art. 21);
• withdraw any consent at any time, with effect for the future (Art. 7(3)).

To use these rights, email privacy@scredoo.com. We reply within one month.

You can also complain to a data protection supervisory authority, for example the one where you live, or the one responsible for us as a resident of Bavaria: the Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

This website

www.scredoo.com uses no cookies, no analytics and no tracking, and loads no third-party fonts or scripts. Our host, Netlify, processes your IP address, the page requested, the time and your browser's user agent to deliver the page and protect against attacks, and keeps these server logs only briefly. Legal basis: Art. 6(1)(f) GDPR. Links to the App Store take you to Apple's website, where Apple's privacy policy applies.

Children

Scredoo is not directed at children, and we do not knowingly collect data from anyone under 16.

Security

Your letters and account data can only be read by your own signed-in account. This is enforced by our database's security rules, not only by checks in the app. All traffic between the app and our servers is encrypted in transit, and our provider encrypts stored data.

Changes to this policy

If we change what we process or how, we will update this page and the date at the top, and tell you in the app if the change is significant.

Contact us

Questions, or a request about your data: privacy@scredoo.com. See also the Impressum.